Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter: Welches Budget pro Kopf ist sinnvoll?

30, 50 oder 150 Euro? Beim Weihnachtsgeschenk fürs Team entscheidet das Budget pro Kopf über Wirkung, Kosten und Steuer. Hier findest du drei sinnvolle Budgetstufen, Beispielrechnungen und eine Checkliste für die Bestellung.

Kurz gesagt: Für ein Weihnachtsgeschenk an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in Österreich 30 bis 70 Euro pro Kopf eine gute Spanne: spürbar, aber noch weit unter der Steuergrenze. Bis zu 186 Euro pro Person und Jahr bleiben Sachgeschenke steuer- und beitragsfrei, dazu kommen bis zu 365 Euro für die Weihnachtsfeier. Wichtig ist weniger die Höhe als die Planung: einheitlich, ohne Barablöse und früh genug bestellt.

Der Rahmen: 186 Euro pro Kopf und Jahr

Bevor du ein Budget festlegst, lohnt der Blick auf die Obergrenze. Sachgeschenke an die Belegschaft sind laut § 3 Abs. 1 Z 14 EStG bis 186 Euro pro Person und Kalenderjahr frei von Lohnsteuer und Sozialversicherung. Dafür gelten vier Bedingungen:

• Es ist ein Sachgeschenk, kein Geld. Gutscheine sind möglich, wenn sie nicht in Bargeld eingelöst werden können.
• Es gibt einen Anlass wie Weihnachten.
• Es bekommen alle oder eine klar abgegrenzte Gruppe, nicht nur einzelne Leistungsträger.
• Es ist keine individuelle Belohnung für Leistung.

Die 186 Euro gelten für alle Sachgeschenke eines Jahres zusammen. Wer im Sommer schon etwas verschenkt hat, hat zu Weihnachten weniger Spielraum. Was darüber liegt, ist abgabenpflichtig. Getrennt davon zählen Geschenke zu einem Dienstjubiläum. Die Weihnachtsfeier hat mit 365 Euro pro Person und Jahr einen eigenen Freibetrag. Alle Details findest du in unserem Beitrag Mitarbeitergeschenke steuerlich absetzbar.

Drei Budgetstufen im Vergleich

Die Steuergrenze ist ein Deckel, kein Richtwert. In der Praxis haben sich drei Stufen bewährt:

Unser Tipp: Lieber ein gutes Produkt zu 50 Euro als drei Werbeartikel zu je 15 Euro. Ein Geschenk, das ausgepackt, gekocht und geteilt wird, wirkt länger als ein weiterer Kugelschreiber mit Logo.

So berechnest du das Budget pro Kopf

Rechne nicht nur mit dem Produktpreis. Zum Budget pro Kopf gehören:

1. Das Geschenk selbst – am besten mit dem Bruttopreis rechnen.
2. Versand, wenn du an Privatadressen oder mehrere Standorte liefern lässt.
3. Karte oder Beilage, etwa eine Grußkarte mit Logo.
4. Puffer für neue Kolleginnen und Kollegen, die bis Dezember noch dazukommen.

Dann prüfst du, was vom Jahresrahmen schon verbraucht ist. Rechnest du alles mit Bruttopreis und Versand, bleibst du auf der sicheren Seite.

Beispielrechnungen für 10, 25 und 60 Mitarbeitende

So sehen drei typische Szenarien mit unseren Bio-Geschenkboxen aus (Preise Stand Oktober 2026, ohne Versand):

In allen drei Fällen bleibt genug Rahmen für ein weiteres Sachgeschenk im selben Jahr. Bei größeren Mengen sind Mengenrabatte möglich, dafür erstellen wir dir ein eigenes Angebot.

Gleich viel für alle?

Ja, das ist der einfachste Weg. Damit das Geschenk steuerfrei bleibt, muss es allen oder einer klar abgegrenzten Gruppe zustehen und darf keine Belohnung für Einzelne sein. Ein einheitliches Geschenk für das ganze Team erfüllt das am sichersten und vermeidet Diskussionen. Wer trotzdem unterscheiden will, etwa zwischen Standorten, sollte die Gruppen sachlich festlegen und das dokumentieren.

Gutschein, Sachgeschenk oder Prämie?

Gutscheine sind steuerfrei, solange sie nicht in Bargeld eingelöst werden können. Sie sind bequem, wirken aber oft unpersönlich. Sachgeschenke wie eine Genussbox zeigen, dass jemand ausgewählt hat. Eine dritte Möglichkeit ist die Mitarbeiterprämie 2026: Bis zu 500 Euro können von Juli bis Dezember 2026 lohnsteuerfrei ausbezahlt werden. Anders als beim Geschenk fallen aber Sozialversicherung und Lohnnebenkosten an, und die Prämie braucht heuer einen Kollektivvertrag oder eine Betriebsvereinbarung als Grundlage. Für ein klassisches Weihnachtsgeschenk ist die 186-Euro-Regel meist einfacher.

Warum Bio vom Hof als Geschenk funktioniert

Ein Geschenk mit Herkunft erzählt eine Geschichte. In unseren Boxen stecken Produkte von kleinen Bio-Höfen aus dem Mostviertel, etwa Kürbiskernöl vom Bio-Kürbishof Metz, Aroniasaft von Familie Dietl oder Apfelmus vom Demeter-Hof Lehof. Fast alles wird gegessen oder getrunken, statt in einer Schublade zu landen. Und es passt für fast alle, unabhängig von Alter oder Geschmack.

Zeitplan: Wann du bestellen solltest

• Anfang November: Budget pro Kopf festlegen, Anzahl klären, bei Bedarf Logo und Kartentext schicken.
• Mitte November: Bestellung oder Angebot fixieren, Lieferadressen sammeln. Wir liefern auch an mehrere Adressen.
• Bis 30. November 2026: bestellen, damit die Lieferung vor Weihnachten sicher ankommt. Unsere Boxen gehen dienstags in den Versand.
• Dezember: Rechnung an die Personalverrechnung weitergeben.

Checkliste fürs Budget

• Budget pro Kopf festgelegt, inklusive Versand und Karte
• Schon verbrauchten Teil der 186 Euro geprüft
• Gleiches Geschenk für alle oder sachlich abgegrenzte Gruppe
• Kein Bargeld, keine bar einlösbaren Gutscheine
• Budget für Kundengeschenke getrennt geplant, dort gelten andere Regeln
• Bis spätestens 30. November bestellt

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Übersicht mit Stand Oktober 2026 und ersetzt keine Steuerberatung.

Quellen

• Unternehmensserviceportal (USP), „Geschenke zum Jahreswechsel“, Stand 04.12.2025
• ÖGK, „Betriebsveranstaltungen und Geschenke“, DG-Newsletter Nr. 14/2024
• § 3 Abs. 1 Z 14 EStG 1988 und § 49 Abs. 3 Z 17 ASVG (zitiert nach ÖGK)
• Accurata Steuernews, „Mitarbeiterprämienregelung 2026 beschlossen“, 26.08.2026

Häufige Fragen